(趣旨)

第1条　この規則は、管理者の権限に属する事務及び会計管理者の権限に属する事務の処理に関し、必要な事項を定めるものとする。

(事務処理の原則)

第2条　職員は、すべての事務を迅速かつ適確に処理し、住民に対しては親切ていねいでなければならない。

(班)

第3条　事務局設置条例(昭和51年条例第3号)第2条に規定する課の事務を分掌させるため、次の班を置く。

(会計課)

第4条　地方自治法(昭和22年法律第67号)第171条第5項の規定に基づき会計課を置き、会計管理者の権限に属する事務を分掌させる。

(班の分掌事務)

第5条　各班の分掌事務は、次のとおりとする。

(職員の職)

第6条　事務局に次の表の職名欄に掲げる職を置き、その職務は職務内容欄に定めるところによる。

第7条　施設に施設長ほか必要な職員を置き、その職務については別に定める。

(管理者決裁事項)

第8条　管理者が決裁する事項は、次のとおりとする。

(事務局長の専決事項)

第9条　事務局長が専決できる事項は、次のとおりとする。

(会計課長の専決事項)

第9条の2　会計課長が専決できる事項は、次のとおりとする。

(総務課長の専決事項)

第10条　総務課長が専決できる事項は、次のとおりとする。

(課長共通専決事項)

第11条　課長が専決できる事項は、次のとおりとする。

(施設長の専決事項)

第12条　施設長が専決できる事項は、次のとおりとする。

(代決)

第13条　管理者が出張又は休暇その他事故により不在(以下「不在」という。)であるときは、副管理者がその事務を代決する。

第14条　前条の規定により代決できる事項は、至急に処理しなければならない事項に関するものとする。ただし、特に重要又は異例に属する事項については、代決することはできない。

(課長等不在の決裁)

第15条　課長が不在であるときは、事務局長がその専決事項を決裁するものとする。

(文書の取扱い)

第16条　文書は、正確かつ迅速に取り扱い、事務が円滑適正に行われるように処理しなければならない。

(文書の収受及び配布)

第17条　勤務時間中に到達した文書又は物件は、すべて総務課長が収受し、次に定めるところにより速やかに処理しなければならない。

(文書の処理)

第18条　主務課長は文書の配布を受けたときは、文書整理簿に受領印を押し、文書の重要又は異例に属すると認められるものはその重要度に応じて次長、局長、副管理者及び管理者の閲覧を経て、文書の処理につき指示を受けるものとする。

(後閲)

第19条　代決によるもののうち重要なものについては、代決者において「後閲」の印を押し、上司の後閲に供しなければならない。

(起案)

第20条　事案の処理は、文書によるものとする。ただし、文書により処理することが適当でないと認めるときは、電話その他の便宜の方法によって処理することができる。この場合においては、その処理状況を明らかにしておかなければならない。

(公用文例及び用字用語等)

第21条　文書の起案は、別に定める公用文例により、「当用漢字」、「ひらがな」及び「現代かなづかい」を用い、平易簡明に記載しなければならない。

(電話による回答)

第22条　緊急を要する事件で電話による回答を求められたときは、その事件が重要でないものに限り即時回答をすることができる。ただし、後日の参考又は証拠になると認められるものは、その要旨を明記して上司の閲覧に供しなければならない。

(起案文書の特別扱い)

第23条　特別の取扱いを要する文書には、その種別に応じて「例規」、「親展」、「秘密」、「書留」、「速達」、「配達証明」、「内容証明」等の区分を回議用紙の取扱い欄に朱書するものとする。

(秘密文書の取扱い)

第24条　秘密を要するもの又は重要なものは、課長又は起案者が自ら持ち回って決裁を受けなければならない。

(決裁区分)

第25条　決裁を要する文書には、次の区分により起案用紙の決裁区分欄に表示しなければならない。

(決裁文書の処理)

第26条　決裁を得た文書で、施行を要するものは速やかに処理し、その年月日を記入しなければならない。

(未決書類)

第27条　処分未済の書類は、主務者が不在の場合であってもその経過を明らかにしておかなければならない。

(文書の秘密保持)

第28条　文書は、管理者の許可を受けなければ、これを部外に示し、又は貸与し、贈与してはならない。

(公文式)

第29条　公文は、式例あるもののほか、別記によるものとする。

(令達の種類)

第30条　令達の種類は、次のとおりとする。

第31条　前条の令達は、総務課に備え付けの令達番号簿(様式第6号)に登載し、その決裁文書は、総務課に送付しなければならない。

(発信者名)

第32条　発送文書は、法令に特別の定めがあるものを除き、管理者名を用いなければならない。ただし、特に委任された事項及び軽易なものについては組合名、事務所名、課名若しくは施設名又は事務局長名、課長名若しくは、施設長名を用いることができる。

(施行日)

第33条　施行の日付は、原則として浄書した日とする。ただし、特に施行の日を限定する必要のあるものは、起案用紙の日付欄に施行日を明記しなければならない。

(文書の記号番号)

第34条　一般文書には記号及び番号を付けなければならない。ただし、軽易な文書は「号外」として処理することができる。

(文書の発送)

第35条　文書及び物品の発送は、総務課長が行う。

(文書の整理)

第36条　文書は、常に整理し、重要なものは非常災害時に際し、いつでも持ち出しできるようあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等の予防を完全にしなければならない。

(文書の保存年限)

第37条　文書の保存年限は、永年、10年、5年及び1年の4種とする。

(文書の編集)

第38条　完結文書は、完結年月日の順序に従って主務課において編集し、表紙及び索引を付さなければならない。ただし、保存期限1年のものは、索引を省略することができる。

(文書の保管及び保存)

第39条　編集を終えた文書は、所定の場所に保管し保存しなければならない。

(文書の廃棄)

第40条　保存年限を経過した文書は、総務課長が主務課長と合議の上、廃棄するものとする。ただし、必要と認めるときは、主務課長と協議の上、保存年限を延長することができる。

(施設における文書処理)

第41条　施設に配達された文書で、管理者あてのもの及び特に重要と認められるものは、事務局に回付し、上司の決裁を経たのち処理するものとする。

第42条　この規則により難い事由が生じたときは、管理者の決するところによる。